Để thời gian không “trốn chạy” khi bạn làm sếp

Ở vị trí quản lý, bạn luôn thấy mình không có thời gian để làm việc
và nghỉ ngơi. “Ôi, tôi không có thời gian để làm hết việc!” bạn thường
đau khổ phàn nàn như vậy. Thế nhưng, bạn vẫn thấy nhiều người cực kỳ
thành công, họ bận rộn biết bao, nhưng vẫn có thời gian để chơi tennis,
chơi golf với bè bạn… Làm thế nào để các CEO, các chính trị gia cực kỳ
bận rộn vẫn có thời gian cho riêng mình? Câu trả lời là họ nắm vững bí
quyết quản lý thời gian để luôn thành công trong công việc.
Steven Covey, tác giả quyển sách nổi tiếng “7 thói quen người thành
đạt” cho rằng “Thách thức của chúng ta không phải là quản lý thời gian,
mà là làm sao quản lý được chính mình.” Vì vậy, để luôn thành công
trong công tác quản lý, bạn cần biết cách quản lý công việc thật hiệu
quả trong 24 giờ quý báu của một ngày.


Quy luật 80:20
Theo nguyên tắc Pareto '80:20', 80% những nỗ lực không tập trung của chúng ta chỉ mang đến 20% kết quả. Khi làm sếp, bạn sẽ có những công việc “quan trọng” mang tính chiến lược và những việc hàng ngày “kém quan trọng hơn”.
Thói thường, bạn thích làm những việc “kém quan trọng” trước (như trả
lời email, gọi điện thoại, những việc hàng ngày khác…) vì chúng không
bắt bạn phải “động não” nhiều, nhưng chúng chiếm đến… 80% thời gian
vàng của bạn. Bạn chỉ còn lại 20% thời gian quý báu trong ngày để giải
quyết những việc quan trọng mà thôi.
Để khắc phục, bạn cần lên “danh sách việc phải làm”. Hãy kiên quyết
tập trung cho những việc quan trọng nhất. Hãy đánh số ưu tiên cho các
công việc quan trọng trong ngày: 1 dành cho công việc quan trọng nhất,
2 cho công việc quan trọng tiếp theo và cứ thế…

Thử thách mình với lịch làm việc thật “dày”
Bạn
dự định làm bao nhiêu việc mỗi ngày? Bạn có thấy rằng nếu đặt mục tiêu
hoàn thành 1 việc mỗi ngày, bạn sẽ dành gần hết thời gian ngày đó để
hoàn thành việc này? Nhưng nếu bạn đề ra mục tiêu hoàn thành 2 việc
trong cùng ngày, bạn sẽ hoàn thành tốt cả hai. Vậy nếu bạn đặt ra mục
tiêu hoàn thành 10 việc trong một ngày, bạn có làm hết không? Dĩ nhiên
bạn sẽ không thể hoàn thành tất cả vì bị quá tải. Nhưng bạn có khả năng
hoàn tất 7 đến 8 việc trong số đó. Nếu bạn thích chinh phục thử thách,
việc đặt ra mục tiêu cao sẽ tạo nên áp lực thật thú vị, kích thích khả
năng quản lý công việc của bạn hết sức hiệu quả.


Tập trung cao để giải quyết dứt điểm công việc
Khả
năng làm nhiều việc một ngày có thể rất thú vị đối với bạn. Tuy nhiên
đừng để rơi vào chiếc bẫy ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc khiến cho công
việc của bạn kém hiệu quả. Hãy áp dụng nguyên tắc “giải quyết dứt điểm
từng việc một”. Biến thể của lời khuyên truyền thống “Đừng để đến buổi
chiều việc bạn có thể làm ngay sáng hôm nay” có thể rất hữu ích với bạn
trong trường hợp này. Đồng thời, bạn đừng để những việc linh tinh cắt
ngang công việc bạn đang làm dở dang. Nhân viên cần xin ý kiến gấp,
email và chat nội bộ là một trong những nguyên nhân khiến bạn mất tập
trung và thế là ý tưởng của bạn đột nhiên bay biến hết! Để tăng độ tập
trung cho công việc, trong ngày bạn hãy đặt ra lịch gặp cụ thể với nhân
viên, dành ra những khoảng thời gian cố định để kiểm tra e-mail và chat
nội bộ.

Phát triển kỹ năng đọc nhanh
Những
nhà quản lý thành công nhất là những người có khả năng đọc nhanh “siêu
phàm”. Hãy tưởng tượng mỗi ngày bạn nhận hàng trăm email của nhân viên,
của sếp trên, của đồng nghiệp và khách hàng, hàng chục tài liệu dài như
“sớ táo quân”, bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian để đọc chúng? Một người
trung bình đọc được khoảng 200-250 từ/phút, nhưng những người đọc nhanh
có thể đọc đến 800-1.000 từ/phút. Họ có bí quyết gì? Thay vì đọc từng
từ một, họ đọc lướt cả văn bản để nắm những ý chính. Nếu bạn dành 15
phút mỗi ngày để luyện tập, chỉ sau một thời gian ngắn, tốc độ đọc của
bạn sẽ tăng gấp đôi.

Dành 1 tiếng mỗi ngày cho riêng bạn
Tiến
sĩ Donald E. Wetmore với 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý thời
gian chia sẻ bí quyết của mình “Bạn đừng ‘hào phóng’ ban tặng thế giới
hết 24 giờ quý báu của mình. Hãy giữ lại một tiếng cho riêng mình. Đó
là thời gian để bạn làm những việc mà bạn nói là không có thời gian để
làm: đọc một quyển sách, học bơi, nấu ăn, nghiên cứu cho kế hoạch kinh doanh
của bạn trong tương lai. Nếu mỗi ngày bạn dành 1 tiếng, cả năm bạn sẽ
có 365 giờ dành cho những hoạt động mà bạn từng than phiền là không có
thời gian để làm trước đây.” Hẳn bạn còn nhớ nếu bạn dành 1 giờ mỗi
ngày nghiên cứu lĩnh vực mình yêu thích, bạn sẽ trở thành chuyên gia
trong lĩnh vực đó trong vòng 5 năm? Hãy thử áp dụng bí quyết này, mỗi
ngày bạn sẽ “tạo” được cho mình 1 giờ quý báu đó.
Bạn thấy không, quản lý thời gian đâu quá khó khăn. Bạn sẽ thành
công trong việc quản lý nếu bạn biết sắp sếp công việc thật hiệu quả.